Commandes d'Achat

Les Commandes d'Achat peuvent être utilisés pour commander du stock auprès de fournisseurs externes.

Préférences🔗

Utiliser les Commandes d'Achat🔗

Pour utiliser les Commandes d'Achat, vous devez avoir activé la préférence de dépôt Utiliser la fonctionnalité d'achat pour votre dépôt.

Autoriser les Commandes d'Achat🔗

L'autorisation est requise si la préférence globale Autoriser les Commandes d'Achat est activée.

Lorsqu'elle est activée, le prochain statut d'une Commande d'Achat après Nouveau est Prêt pour approbation. Seul un utilisateur disposant des permissions d'autorisation peut confirmer le passage au statut suivant, Prêt pour envoi.

Permissions🔗

Autoriser les Commandes d'Achat🔗

Les utilisateurs devant être en mesure d'autoriser les Commandes d'Achat doivent avoir la permission utilisateur Autoriser les Commandes d'Achat activée.

Cette permission permet à l'utilisateur de faire passer le statut d'une Commande d'Achat de Prêt pour approbation à Prêt pour envoi si l'autorisation est requise.

Elle permet également à l'utilisateur de modifier la valeur Conditionnements ajustés une fois que la Commande d'Achat est au statut Prêt pour envoi ou ultérieur. Les utilisateurs sans cette permission ne peuvent pas modifier ce champ.

Consulter les Commandes d'Achat🔗

Accéder au menu Commandes d'Achat🔗

Avec la préférence Utiliser la fonctionnalité d'achat activée, vous pourrez accéder au menu Commandes d'Achat :

1. Allez dans le menu Réapprovisionnement dans le panneau de navigation
2. Cliquez sur Commandes d'Achat

Liste des Commandes d'Achat🔗

La première chose que vous voyez est une liste des Commandes d'Achat existantes.

La liste des Commandes d'Achat est divisée en les colonnes suivantes :

Filtrer les Commandes d'Achat🔗

Vous pouvez filtrer la liste des Commandes d'Achat par fournisseur, statut, date de confirmation, date de livraison demandée et date d'envoi.

Exporter les Commandes d'Achat🔗

La liste des Commandes d'Achat peut être exportée en fichier CSV. Cliquez simplement sur le bouton d'export (à droite, en haut de la page).

La fonction d'export téléchargera tous les Commandes d'Achat, pas seulement la page actuelle, si vous en avez plus de 20.

Supprimer une Commande d'Achat🔗

Vous pouvez supprimer une commande depuis la liste des Commandes d'Achat

1. Sélectionnez la Commande d'Achat à supprimer en cochant la case à gauche de la liste. Vous pouvez en sélectionner plusieurs. Vous pouvez même tous les sélectionner en utilisant la case principale dans les en-têtes de liste.

2. Le pied de page Actions s'affichera en bas de l'écran lorsqu'une Commande d'Achat est sélectionné. Cliquez sur Supprimer.

Une notification confirme le nombre de Commandes d'Achat supprimées (coin inférieur gauche).

Lignes de Commandes d'Achat en attente🔗

Pour voir les lignes actuellement en attente sur les Commandes d'Achat, appuyez sur le bouton Lignes en attente.

Cela vous amènera à une liste des lignes actuellement en attente — des lignes qui ont été envoyées au fournisseur mais n'ont pas encore été reçues ou sont partiellement reçues.

Colonnes des lignes en attente🔗

Créer une nouvelle Commande d'Achat🔗

1. Allez dans Réapprovisionnement > Commandes d'Achat
2. Appuyez sur le bouton Nouvelle Commande d'Achat, dans le coin supérieur droit
3. Une nouvelle fenêtre Fournisseurs s'ouvre, vous invitant à sélectionner un fournisseur
4. Lorsqu'un fournisseur est sélectionné, la Commande d'Achat est créée

Sélectionner un fournisseur🔗

1. Dans la fenêtre Fournisseurs, une liste de fournisseurs vous est présentée. Vous pouvez sélectionner votre fournisseur dans la liste ou commencer à saisir le nom d'un fournisseur pour filtrer la liste.

2. Une fois que vous avez sélectionné un fournisseur, votre Commande d'Achat est créée.

Modifier le nom du fournisseur🔗

Si vous avez sélectionné le mauvais fournisseur, vous pouvez changer le nom dans le champ Nom du fournisseur ou en sélectionner un dans la liste déroulante :

Saisir une référence fournisseur🔗

Une fois votre Commande d'Achat créé, vous pouvez saisir une référence fournisseur dans le champ Réf. fournisseur, s'ils en ont une (ex. BC#1234567)

Saisir une date de livraison demandée🔗

Saisissez la date de livraison demandée pour la Commande d'Achat. Si certains articles nécessitent une date différente, elle peut être ajoutée lors de la création ou de la modification de l'article.

Saisir une date de livraison prévue🔗

Saisissez la date de livraison prévue pour la Commande d'Achat, fournie par le fournisseur. Si certains articles nécessitent une date différente, elle peut être ajoutée lors de la création ou de la modification de l'article.

Devises étrangères🔗

Vous pouvez sélectionner une devise étrangère pour la Commande d'Achat. Il s'agit généralement de la devise de votre fournisseur. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la devise souhaitée.

Consulter ou modifier le panneau d'informations de la Commande d'Achat🔗

Le panneau d'informations vous permet de voir ou de modifier les informations relatives à la Commande d'Achat. Il est divisé en plusieurs sections :

• Tarification
• Autre
• Dates

Comment ouvrir et fermer le panneau d'informations ?🔗

Pour ouvrir le panneau d'informations, appuyez sur le bouton Plus, situé dans le coin supérieur droit de la vue de la Commande d'Achat.

Vous pouvez le fermer en appuyant sur le bouton X Fermer, dans le coin supérieur droit du panneau d'informations.

Tarification🔗

Dans la section Tarification, vous pouvez voir les informations de prix pour la Commande d'Achat, notamment : sous-total, frais supplémentaires, pourcentage de remise fournisseur, montant de remise fournisseur et coût final.

Autre🔗

Dans la section Autre, vous pouvez : renseigner un nom de donateur, sélectionner un mode d'expédition, et rédiger ou modifier un commentaire.

Dates🔗

Dans cette section, vous verrez les dates clés de la Commande d'Achat : confirmé, envoyé, contrat signé, avance payée.

Séquence de statuts de la Commande d'Achat🔗

La séquence de statuts est située dans le coin inférieur gauche de l'écran de la Commande d'Achat.

Les statuts passés sont mis en surbrillance en bleu, les statuts suivants apparaissent en gris.

Il y a 5 statuts pour les Commandes d'Achat (vous pourriez en voir moins si l'autorisation n'est pas requise) :

Bouton Confirmer🔗

Le bouton Confirmer permet de mettre à jour le statut d'une Commande d'Achat. Les statuts ne peuvent pas être sautés.

Ajouter des lignes à une Commande d'Achat🔗

Pour ajouter une ligne, appuyez sur le bouton Ajouter un Article dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Une nouvelle fenêtre Ajouter un Article s'ouvre.

Sélectionner un article🔗

Dans la fenêtre Ajouter un Article, vous pouvez rechercher un article par : la liste des articles disponibles, tout ou partie d'un nom d'article, ou tout ou partie d'un code article.

Une fois votre article mis en surbrillance, appuyez sur son nom ou sur Entrée.

Détails de l'article🔗

Plusieurs champs contiennent des informations sur l'article. La plupart des champs sont modifiables lorsque la Commande d'Achat est au statut Nouveau ou Prêt pour approbation.

Confirmer l'article et les quantités🔗

Une fois terminé, vous pouvez ajouter la nouvelle ligne en appuyant sur :

• OK si vous ne souhaitez pas ajouter d'autre ligne à votre Commande d'Achat
• OK & Suivant si vous avez d'autres lignes à créer

Vous pouvez également appuyer sur Annuler pour annuler sans enregistrer.

Ajouter des lignes via une liste maîtresse🔗

Appuyez sur le bouton Ajouter depuis une liste maîtresse dans la sélection du bouton Ajouter.

Une nouvelle fenêtre Listes Maîtresses s'ouvre. Cliquez simplement sur l'une des listes disponibles.

Cliquez sur OK sur le message de confirmation :

Des lignes de remplacement seront ajoutées à votre Commande d'Achat, affichées en police bleue avec une quantité de conditionnements à zéro. Vous pouvez ensuite les modifier en suivant les étapes décrites ci-dessus.

Ajouter des lignes via une importation🔗

Appuyez sur le bouton Importer des lignes dans la sélection du bouton Ajouter.

Une fenêtre d'importation s'ouvrira. Cliquez sur Télécharger un modèle pour télécharger un modèle CSV que vous pouvez utiliser pour importer des articles.

Lorsque vous êtes prêt, glissez-déposez le fichier CSV dans la fenêtre ou cliquez sur Parcourir les fichiers pour le sélectionner depuis votre ordinateur.

Erreurs d'import🔗

Après le chargement de votre fichier CSV, vos données seront validées et affichées pour révision. Si les données ne sont pas valides, un message d'erreur s'affichera et vous ne pourrez pas continuer.

Vous pouvez utiliser le bouton Exporter en bas de la fenêtre d'import pour télécharger un CSV incluant les messages d'erreur.

Modifier une ligne d'une Commande d'Achat🔗

Pour modifier une ligne, appuyez simplement dessus.

Supprimer une ligne de Commande d'Achat🔗

1. Ouvrez la Commande d'Achat à modifier
2. Assurez-vous que le statut n'est pas encore Prêt pour envoi
3. Sélectionnez la ou les lignes à supprimer en cochant les cases à gauche
4. Cliquez sur le bouton Supprimer en bas de la page

Autres actions sur les lignes🔗

Onglets de la Commande d'Achat🔗

Marchandises reçues🔗

Cet onglet affiche les Marchandises reçues liées à cette Commande d'Achat

Détails🔗

Des informations supplémentaires sur la Commande d'Achat peuvent être saisies ici : officier d'autorisation 1 & 2, instructions supplémentaires, agent du fournisseur, message d'en-tête, conditions de fret, commission de l'agent, frais documentaires, frais de communication, frais d'assurance, frais de fret.

Documents🔗

L'onglet Documents affiche les documents téléchargés pour la Commande d'Achat.

Appuyez sur le bouton Télécharger un document pour ouvrir une fenêtre d'upload. Glissez-déposez votre document ou cliquez sur Parcourir les fichiers.

Journal🔗

L'onglet Journal affiche le journal d'activité de cette Commande d'Achat, enregistrant toutes les actions des utilisateurs effectuées via Open mSupply.